La Secrétaire assure les activités suivantes :
• Accueillir et orienter les visiteurs ;
• Faire le traitement des textes et informations, conformément aux instructions reçues ;
• Enregistrer et envoyer le courrier départ ;
• Seconder l’Assistante Exécutive, en cas de besoin pour la saisie des correspondances ;
• Assurer les travaux de classement du courrier départ et arrivée ;
• Assurer la réception des abonnements de journaux, revues, et facturations ;
• Assurer le visa en exonération des impôts des factures des fournisseurs et faire le suivi nécessaire ;
• Assister la comptabilité dans la saisie des correspondances financières ;
• Assister les autres services sur le traitement de correspondances (saisie de correspondances, mise en forme & transmission) ;
• Coordonner les besoins administratifs y compris la planification des besoins en fourniture de bureau, équipement, etc. ;
• Assister au besoin dans la préparation des rapports de réunion du bureau ;
• Elaborer le compte rendu de réunion de coordination du bureau ;
• Participer à la coordination des réunions, ateliers internes ou avec des partenaires, rencontres du staff, mission sur le terrain ……
• Effectuer toute autre tâche administrative confiée par la hiérarchie.